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内容証明郵便とは、いつ、誰に、どのような内容の文書を出したか郵便局が証明してくれるものです。すなわち、郵便局では、文書の控えを保管しておくとともに、基本的には郵便を受取人に手渡しで交付し、その日時などを記録してくれます。

紛争当事者間で、どのような内容の文書をいつ送付したか、ということが争点になることがあります（契約解除の意思の通知や、債権の請求時期など）。

もし、内容証明郵便を利用せずに、普通郵便などで文書を送付した場合、紛争の相手方から「郵便を受け取っていない」とか「受け取った文書の内容は差出人が主張するようなものではない」などといった言い逃れがされる可能性があります。

これに対して、内容証明郵便によって送付すると、送付時期、文書の内容を郵便局が証明してくれるので、上述のような受取人（紛争の相手方）の言い逃れを防止することができるのです。